Quante volte in azienda si ha l’impressione di perdere molto tempo per recuperare un documento, un’informazione? Secondo la testata CIO, punto di riferimento per IT manager, un impiegato spende in media 38 minuti al giorno per la ricerca di un documento.
Per ridurre questo tempo viene in aiuto il DMS, acronimo di Document Management System, (chiamato anche Sistema di Gestione Documentale), uno strumento fondamentale per gestire la redazione, la condivisione e archiviazione dei documenti. Il DMS rappresenta il patrimonio informativo di qualsiasi organizzazione aziendale e sempre più si sta imponendo come sistema per la gestione documentale.
Le esigenze delle aziende infatti, impongono di svincolarsi dal cartaceo e fare in modo che qualsiasi documento non risieda nel computer o nella scrivania di un singolo ma sia immediatamente reperibile, disponibile per qualsiasi utilizzo, facile da condividere o inoltrare ad altri uffici interni oppure verso i clienti, i fornitori, lo studio legale.
A spingere a una rapida conversione digitale di tutti i documenti sono anche le normative. Da marzo 2015 è scattato l'obbligo di emettere fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione e dal 1 gennaio 2017 il Ministero dell'Economia e delle Finanze ha creato il Sistema di Interscambio (SDI), lo strumento di veicolazione delle fatture tra fornitore e cliente anche tra privati.
La digitalizzazione dei documenti è ormai un processo irreversibile, per questo il Document Management System può essere visto come un fratello del Digital Asset Management, il cui focus consiste nella gestione di tutta la vita di un documento all’interno di un’organizzazione. Permette la memorizzazione dei dati, la consultazione e modifica in qualsiasi momento tramite accesso web.
L’implementazione di un sistema di Document Management consente alle aziende di ottenere diversi vantaggi perché:
- si adotta una metodologia unificata per tutta l’azienda, con approvazione e monitoraggio dei processi di circolazione delle informazioni
- aumenta la sicurezza di tutte le informazioni inserite nel sistema
- tutti i documenti possono essere integrati, condivisi in rete
- aumenta l’efficienza, diminuiscono gli errori, i ritardi e di conseguenza si risparmia sui tempi e costi di gestione
- si realizza un archivio automatico di tutti i documenti prodotti o ricevuti dall’azienda
- consente di creare report e workflow approvativi
- verifica dell’autenticità con firma elettronica
Il Document Management System creato da 4 Flying dedicata allo sviluppo di soluzioni digitali per il marketing e la comunicazione multicanale, è integrato con gli altri moduli della piattaforma: DAM, PIM, CMS, CRM. Questa integrazione virtuosa ha consentito lo sviluppo di soluzioni plasmate secondo le esigenze del cliente.
Consente di creare report e workflow approvativi, l’accesso nelle cartelle a dei gruppi di user specifici, e hanno anche molte altre funzioni che facilitano la vita di tutti i dipartimenti aziendali.
L’alto livello di personalizzazione consente di adottare un Document Management System che risponde in pieno ai propri bisogni e gestire autonomamente i contenuti della propria comunicazione sui diversi media, avviare campagne di web e digital marketing, migliorare le proprie strategie di business.
In poco tempo è possibile attivare il più efficiente e completo Document Management System, senza alcuna necessità di modificare il software o il sistema informativo aziendale. Il nostro DMS infatti, è realizzato in modo da integrarsi con i sistemi informatici e software di gestione aziendale esterni e ti farà guadagnare 38 minuti ogni giorno, 12 ore al mese, più di 16 giorni di lavoro all'anno!
Se vuoi maggiori informazioni consulta eTEAM, il sito dove è presentato il modulo di Document Management System.
